三个简单案例如何让你学会时间管理

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来源:站酷   作者:Tommy子言

小王下午在做公司介绍PPT的候,同事过来说:“我们开会讨论一下给客户的提案吧。”小王看看PPT,觉得可以开完会再做,就去开会了。等开完会,重新打开PPT的候,就在回想:刚才做到哪里了?

想到一半,这个时候领导打电话:“给我准备几份公司材料的复印件。”小王赶紧就跑去复印机那里,给领导复印资料。

这样忙忙碌碌,等到下班的时候PPT还没有做完。只好等别人下班之后,自己加班工作

案例二:“高效完成导向型”的小李

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小李学习过时间管理,在下午做公司介绍PPT的时候,同事说:“我们待会儿开会讨论一下客户提案吧。”

小李说:“这个方案今天下午一定要提交,我大约还要1个小时才能完成。现在2点,我们3点开会,好吗?你可以把要讨论的议题和建议列出来,到时候我们节约讨论时间”。大多数会议都没有紧急到1个小时都不能协调,同事也就同意了。

小李继续做PPT,这个时候领导打电话:“给我准备几份公司材料的复印件。”小李问:“什么时候要?”领导说:“明天我见客户要带着。”小李说:“好的,我下班前给您送过去。”然后在待办事项上记录下这个任务,继续做PPT。

3点钟,小李的PPT基本做完,还差一点收尾。他记下要收尾的内容计划,,然后去开会,开完会顺便给领导复印了资料。离下班还有半小时,他完成了PPT最后的收尾工作

看完两个案例,你有什么感受呢?如果对号入座,你是他们之间的哪一个?

好了,现在我们来说说如何管理时间。

一、为什么要管理时间?

现在市面上关于时间管理的工具和方法都特别多,任务四象限法、番茄工作法等等都是比较常见的方法,只要你想学,几乎有各种书籍、工具和App可以帮助你。可是,学好这些就真的掌握时间管理了吗?

对时间管理感兴趣的人,通常有这样一个特点:感觉自己忙不过来!当初我学习时间管理就是这个原因。两三年前,我创业后事情越来越多,压力也越来越大。尤其是在我开始做教育工作之后,我明显地感觉到时间不够用,迫切想要学习时间管理,解放自己。

所以,时间管理中能够帮助自己更高效完成工作的方法,就成为了我们最喜欢的工具。

可是在对时间管理有了更深刻了解之后,我认为,时间管理的能力核心不取决于你掌握的方法数量,而在于你的认知深度。也就是说:真正的时间管理是认知管理。

回到上面的两个案例,小王、小李对于“时间管理”的认知有着明显的差异,这就是导致他们的工作效率、工作成效出现明显区别。

二、时间本身是无法被管理的

时间最公平的原因在于,一天24小时,不会因为你的管理变成25小时。但是,如何度过时间却是可以管理的。也就是说,时间管理的本质是一种资源分配的能力——你的注意力、影响力和精力的投资过程。

第一个案例中的小王,是没有运用时间管理的人,工作的基本状态是“新任务导向型”。他们判断任务的优先级是以是否是新发生的事件为标准。新加入的任务天然地排到优先处理的位置。采取这样的工作方法,会由于手头的工作不断被打断而造成低效,由此导致的加班熬夜带来的心理和身体负担又会进一步降低效率。

第二个案例中的小李,是学过时间管理的人,工作的状态进入“高效完成导向”。小李在用整块时间完成大任务的时候,进一步提高效率。他能把安排的任务快速地完成,成为公司的业务能手。

三、有预见性地利用时间

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现在再看看,案例三:“价值创造导向型”的小张

小张在下午工作开始时,没有直接做具体的工作,而是先花了15分钟时间思考这些事情:

1、这个阶段公司的任务重点是什么,它和公司未来战略的关系是什么?

2、这些目标和我自己的关系是什么?在这个过程中,我如何帮助公司业务的发展?

想完上述内容,小张开始审视眼前纸上记录的任务:领导让做一个公司介绍的PPT。从这个任务入手,小张想:这个PPT做好后要解决什么问题呢?会在什么场景使用呢?考虑到公司现在的业务情况,手头的工作能给公司业务发展帮上忙吗?如果不知道能帮上什么忙,就想办法弄明白。如果觉得能够给公司发展帮上忙,那么想想,怎么样能做得更好?

梳理完这些任务后,小张列了一个新的任务清单:

(1)和领导沟通现阶段公司业务情况,询问现在做的PPT是否会用到客户提案里。

(2)如果需要,询问相关人员了解情况,提供建议支持。

(3)确定任务目标后,开展PPT设计工作。

然后小张就去问领导。领导说:“我明天会去见客户,也要提交公司的相关资料,如果有一个公司最新情况介绍的PPT就好了。”小张说:“好,那我给您准备一下相关资料,并且以此为基础再完善补充一些公司最新情况的内容,做一个新的公司介绍PPT吧。”

不久后,同事过来说:“我们待会儿开会讨论一下客户提案吧。”小张说:“好的,不过刚才领导说明天他会去拜会一下客户。我在想,我们现在的提案还没和客户沟通过,不了解客户想法。如果明天能够多了解些客户对这些提案的想法,我们在确定具体提案时就更有针对性了。所以,今天我们是不是把提案可能的核心思路先列出来,看看这些建议里有哪些情况需要和客户核实的。我们整理一个清单,让领导明天见客户的时候沟通一下。有了这些信息,我们提案的成功率就高多了。”同事也觉得很有道理,就去给领导打电话,安排梳理这个清单了。

小张花了2个小时整理完公司新情况介绍的PPT和复印材料,离下班还有1个小时。他便构想:明天领导去见客户有几种可能结果呢?其中,最可能的结果发生后,会有哪些工作要开展,提前看看这个工作开展需要做什么安排。最糟糕的情况是什么?万一发生了,应对策略是什么?

在这个阶段,小张的工作就不仅仅是完成任务了,他理解到了工作的本质是:创造价值。工作任务也是为创造价值服务的。

案例三中的小张不仅学过时间管理,而且对时间管理的认知更为深刻,他的工作状态进入“价值创造导向”。他的工作效能是最高的,而且他的工作具有预见性。

四、如何提升时间管理的效率

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所以我认为,时间管理能力的高低,实际上是认知深度的体现。认知决定行动,行动决定结果,结果决定效能。

用一个公式来表示效能:效能=成就/时间。

也就是说,我们的成就大小基本不取决于成就数量,而是取决于成就质量,或者说成就峰值。如果你是一个设计师,但没有做成一套具有代表性的作品,那么哪怕你设计了一万个图,也不会让人记住。

所以,如果把时间管理看作是提升效能的过程的话,那么提升途径有两条:增加成就和减少时间。

让我们把效能=成就/时间这个公式再细化一下:

1、成就=目标×热情

我们的成就取决于我们追求的目标和投入的热情。目标是做设计总监的人,永远比只想做个安稳的设计师的人做得好就是这个道理。也就是说,从成就的角度看,我们的认知高度决定了我们的成就高度。

2、时间=方法×精力

我们完成任务所用的时间取决于我们的工作方法和身体的精力。从任务完成所需时间的角度看,在体能相同的情况下,我们的技能熟练度决定了我们任务时间长度。因此,我们可以把之前的公式调整为:效能=认知深度/技能熟练度

因此我们就可以清晰地看到:很多人对时间管理的认知停留在技能层面,忽略了认知的深度。技能的提升,总是有上限的,你不可能1秒钟完成复杂思考工作,但是认知的深度却几乎无上限!

后记

乔布斯有一句名言:人这一辈子没法做太多的事情,所以每一件事情都要做得精彩绝伦。你看乔布斯回归苹果后,第一件事情就是大规模地砍掉不必要的产品,一年只推出一款手机。既然时间有限,那我就只专注把最重要的事情做好,那些很重要的任务也一律放弃。我是种梦人TOMMY,我正为此而努力。种梦人,加油!!

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